Onthaal en administratief bediende (NL-FR-EN)

Onthaal en diverse administratieve taken (dagelijks)

• Je zorgt voor een warm, kwalitatief en hoogstaand onthaal. Jij bent namelijk het eerste aanspreekpunt, zowel telefonisch als fysiek aan de onthaalbalie.
• Je bedient de telefooncentrale en behandelt in- en uitgaande oproepen op een correcte manier met de nodige empathie.
• Je biedt een luisterend oor, noteert klachten en bezorgdheden en geeft een klantgericht correct antwoord. Je verwijst correct door, indien nodig.
• Je beheert de algemene centrale mailbox en zorgt voor gepaste actie. Je stuurt mails door naar de juiste contactpersonen.
• Je verwerkt en sorteert de briefwisseling en verzendt de uitgaande post.
• Je verzamelt de informatie en/of documenten die nodig zijn voor de behandeling van de dossiers waarvoor je verantwoordelijk bent
• Je beheert optimaal de stock van kantoorbenodigdheden en bestelt tijdig waar nodig.
• Je coördineert het beheer van het gebouw en infrastructuur.
• Je organiseert de catering en zorgt voor een perfecte orde van vergaderzalen en openbare ruimtes.
• Je biedt administratieve ondersteuning en fungeert als backup voor de interne afdelingen.
   

Personeelsadministratie (+/- 1 dag/week )

• Je zorgt voor een correcte verwerking van de tijdsregistratie, de afwezigheden en verloven van de vaste personeelsleden.
• Je houdt het overzicht van de verlofaanvragen up-to-date en zorgt ook voor de opvolging validatie door de leidinggevenden.
• Je doet de voorbereiding van de lonen in nauwe samenwerking met de planning.
• Je zorgt voor een correcte loonafsluiting, controleert de verwerking uitgevoerd door het sociaal secretariaat en stuurt bij waar nodig.
• Je vult sociale documenten in en verwerkt ze.
• Je beheert de uitzendkrachten en IBO-contracten en onderhoudt het contact met interimkantoren en lokale VDAB.
• Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, de onboarding en het onthaal van nieuwe werknemers en vervult tijdig en correct alle formaliteiten hieromtrent.
• Je staat in voor het bijhouden van de verschillende personeelsdossiers (personalia, wijzingen, veiligheid, medische attesten, opleidingen).
• Je bent het aanspreekpunt voor werknemers in verband met personeelsadministratie en speelt vragen door naar de HR-verantwoordelijke.
   

Boekhoudkundige taken (+/- 1.5 dag /week)

• Je verzamelt, controleert en klasseert pakbonnen.
• Je vergelijkt de pakbon met de aankoopfacturen.
• Je boekt aan- en verkoopfacturen in.
• Je zorgt voor de betaling van de leveranciers.
   

Marketing taken(+/- 1 dag/week)

• Je bent verantwoordelijk voor de perfecte voorbereiding en organisatie van PR-activiteiten, events en beurzen.
• Je staat in voor het beheer en opvolging van de sociale media kanalen van het bedrijf: Linkedin, Facebook, … .
• Je creatieve geest tovert tekst om naar een aantrekkelijke posting en deze verspreid je op de social media kanalen en op de website.
• Je voert marketingactiviteiten uit en stelt nieuwsbrieven op.

• Je hebt een Master of Bachelor diploma op zak, met voorkeur in Office Management, Bedrijfsmanagement, Expeditie, of bent gelijkwaardig door minstens 3 jaar relevante ervaring in een ondersteunende rol.
• We verwachten van jou flexibiliteit, samenwerking, goede interne en externe communicatie en nauwkeurigheid.
• Discretie, integriteit, verantwoordelijkheid en betrokkenheid zijn voor jou vanzelfsprekend.
• Je bezit een gezonde kritische ingesteldheid alsook een zekere creativiteit.
• Je bent nauwkeurig, organisatorisch en gaat planmatig aan het werk.
• Je beschikt over een klantgerichte commerciële instelling.
• Je werkt proactief, oplossing- en resultaatsgericht.
• Je bent ondernemend en een sterke multitasker die energie haalt uit variatie en snel schakelen.
• Je bent stressbestendig, positief ingesteld en een loyale doorzetter.
• Je bent communicatief sterk, assertief ingesteld en kan perfect schakelen tussen interne en externe partijen (leveranciers, aankoop, sales, logistiek…). Je stelt het belang van de organisatie altijd voorop.
• Je streeft naar een optimale efficiënte werking en inspireert je collega’s tot een uitstekende samenwerking.
• Je werkt mee aan de uitvoering van de waarden, doelen en strategie van het bedrijf.
• Je kan zelfstandig werken, maar bent ook een teamplayer.
• Je bent een administratieve duizendpoot, die beschikt over een goede kennis MS Office(Excel, PowerPoint, Word) en de gebruikte systemen en ERP/CRM-pakket.
• Je kan werken in een vlakke structuur met een hands-on cultuur en korte, snelle beslissingslijnen. Je kan snel schakelen en reageren op opportuniteiten en marktevoluties.
• Je hebt geen schrik van deadlines en houd je aan de afgesproken timings en deliverables. Commitment is geen hol woord voor jou.
• Je spreekt en schrijft Nederlands op moedertaalniveau en je hebt een goede kennis, zowel mondeling als schriftelijk, van het Frans en Engels.
• Belangrijk is dat je jouw administratieve en organisatorische competenties en interesse in de BTBwereld laat doorgroeien tot op een senior niveau.
• Je rapporteert functioneel naar de gerelateerde managers en hiërarchisch naar de CEO.

• Een boeiende, afwisselende job met verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief binnen een dynamisch groeiend bedrijf met nog tal van realisaties en veelbelovende projecten in aantocht. Je wordt opgenomen in een enthousiast team waar je kan rekenen op ondersteuning, maar tevens voldoende ruimte krijgt om je verder te ontplooien. Daarnaast kan je rekenen op een motiverend, marktconforme verloning volgens capaciteiten en ervaring, aangevuld met extralegale voordelen.
• Een goede work-life balance wordt hoog in het vaandel gedragen.